Les piliers d'une coordination réussie des équipes soignantes en EHPAD

Le rôle pivot de l’infirmier coordinateur en EHPAD

L’infirmier coordinateur (IDEC) est au cœur du dispositif de coordination des soins en EHPAD. Sa mission première : garantir une organisation cohérente et harmonieuse des prises en charge, en veillant à la fois aux besoins des résidents et aux contraintes des équipes. Cela va bien au-delà de l’établissement du planning. L’IDEC assume un rôle de chef d’orchestre qui s’articule autour de plusieurs axes :

• Planification des soins : Mettre en place un planning fluide, prenant en compte les spécificités de chaque résident et les compétences des soignants.
• Suivi des bonnes pratiques : Garantir l’application des protocoles, la transmission des consignes et le respect des normes en vigueur.
• Formation et soutien : Accompagner les équipes, identifier leurs besoins en formation et s’assurer de la montée en compétences de chacun.
• Communication : Jouer le lien entre les différents intervenants (médecins, soignants, familles, psychologues, etc.) pour garantir une réactivité optimale.

L’IDEC est aussi un professionnel de référence pour réguler les tensions et assurer une continuité des soins lors d’imprévus. En ce sens, il ou elle constitue un véritable pilier structurel de l’organisation en EHPAD.

Organiser efficacement les transmissions entre équipes de jour et de nuit

Les transmissions entre équipes de jour et de nuit sont souvent le point faible des établissements mal organisés. Pourtant, elles sont cruciales pour garantir une continuité des soins et éviter des erreurs pouvant avoir des conséquences graves.

Quelques points clés pour des transmissions efficaces :

• Favoriser les formats standardisés : Utiliser un outil ou un support unique (bulletins écrits ou outils numériques) pour collecter les informations essentielles sur chaque résident : état de santé, observations particulières, incidents ou événements importants.
• Prioriser la synthèse : L’équipe qui prend la relève doit obtenir les informations critiques en quelques minutes. Séparer les détails anecdotiques des points réellement essentiels (changements d’état clinique, nouvelles prescriptions, incidents).
• Encourager l’oral complémentaire : Les outils écrits ou numériques ne remplacent pas toujours les échanges oraux. Un temps de dialogue doit être prévu pour des précisions ou des rappels spécifiques.

Les transmissions réussies sont celles où chacun sait exactement ce qu’il doit prioriser dès le début de son service.

Fluidifier la communication entre soignants et médecins

La communication entre les équipes de soins – souvent majoritairement composées d’aides-soignants – et les médecins intervenants en EHPAD peut s’avérer complexe. Or, des échanges de qualité sont indispensables pour garantir la sécurité des résidents. Voici quelques pratiques à privilégier :

• Formaliser des canaux d’échange : Privilégier des horaires fixes ou des créneaux prévus pour les appels aux médecins afin d’éviter les interruptions intempestives.
• Synthétiser les observations : Transmettre des informations claires, précises et pertinentes permet d’optimiser le temps d’échange.
• Utiliser des outils numériques : Les logiciels de gestion des soins permettent un accès direct des médecins aux comptes rendus journaliers et aux dossiers patients à tout moment.

Une communication efficace passe aussi par la confiance entre soignants et médecins. Créer des temps de rencontre réguliers – même courts – peut favoriser cette dynamique.

Pourquoi des réunions de coordination régulières sont essentielles

Les réunions de coordination, souvent négligées par manque de temps, sont pourtant un levier majeur pour assurer une qualité optimale des soins. Elles permettent :

• De faire un point sur les situations complexes ou les résidents nécessitant une attention particulière.
• D’aligner les pratiques des différentes équipes.
• De prévenir les tensions en favorisant un espace de dialogue et de partage d’idées.

L’idéal est d’instaurer plusieurs niveaux de réunions :

1. Réunions hebdomadaires pluridisciplinaires pour discuter des résidents à risque.
2. Points quotidiens rapides entre le cadre ou IDEC et les soignants pour ajuster le suivi clinique.
3. Temps de débriefing mensuel ou trimestriel pour réfléchir à des améliorations plus globales.

Construire un planning de soins structuré et adapté

Un planning mal pensé peut désorganiser toute une structure. Une bonne méthodologie intègre plusieurs éléments :

• Des soins planifiés selon les rythmes biologiques et habitudes des résidents (lever, repas, sieste..).
• Une répartition équilibrée des tâches pour éviter une surcharge sur certains postes.
• La prise en compte des compétences spécifiques de chaque soignant.

Un bon planning est une clé discrète mais essentielle d’un EHPAD fonctionnel.

Quels outils numériques pour une meilleure coordination ?

Les logiciels de gestion des soins ou des plannings (type TITAN, Netsoins, ou Care'IT) se sont multipliés et représentent une avancée majeure pour la coordination en EHPAD. Ces outils permettent :

• Une trace écrite immédiate : Chaque soignant peut noter ses observations directement dans le dossier résident.
• Des alertes automatisées : En cas de retard de soins ou de signes cliniques préoccupants.
• Une vision globale : Le personnel accède en temps réel à tous les dossiers, où qu’il se trouve.

Investir dans ces outils numériques, en veillant à ce qu’ils soient bien acceptés par les équipes, peut simplifier considérablement la coordination.

Gérer les tensions dans une équipe pluridisciplinaire

La diversité des professionnels en EHPAD – aides-soignants, infirmiers, ASH, psychologues, etc. – crée une richesse mais aussi des défis relationnels. Les tensions peuvent naître de malentendus, de rythmes différents ou de sentiment d’injustice.

Pour limiter les conflits :

• Privilégier des moments d’échange réguliers où chacun peut s’exprimer librement.
• Valoriser chaque métier et ses contributions.
• Former les cadres à la gestion des conflits pour une médiation rapide et efficace.

Indicateurs à suivre pour évaluer la coordination des soins

Pour évaluer la qualité de la coordination, quelques indicateurs peuvent être précieux :

• Taux d’incidents évitables : Chutes, erreurs de traitement.
• Nombre de réadmissions hospitalières : Une coordination optimale limite les hospitalisations évitables.
• Satisfaction des familles : Mesurer régulièrement leur sentiment concernant la prise en charge.

Ces indicateurs ne se suffisent pas à eux-mêmes mais sont des points de départ pour ajuster les pratiques.

Quelle place pour l’aide-soignant dans la coordination ?

Souvent au plus près des résidents, l’aide-soignant est un acteur central dans l’identification des besoins et des soucis quotidiens. Leur place dans la coordination est essentielle :

• Ils doivent transmettre leurs observations de manière rigoureuse.
• Leur voix doit être entendue dans les réunions de coordination.
• Ils peuvent servir de relais pour rassurer les résidents et leurs familles.

Donner une place stratégique aux aides-soignants dans la transmission des informations, c’est renforcer la qualité du soin et la fluidité organisationnelle.

Un défi collectif à relever

La coordination des équipes en EHPAD est un défi permanent qui demande des ajustements réguliers, des outils adaptés et surtout un engagement collectif. Chaque maillon de l’équipe doit trouver sa place et sa valeur dans cette chaîne complexe, pour que les résidents puissent bénéficier de soins de qualité. C’est ensemble, en partageant nos pratiques et nos idées, que nous pourrons relever ce défi, jour après jour.