- Dossier de soin individualisé des résidents
- Contrats de séjour signés et leurs avenants
- Registres obligatoires (entrées/sorties, actes de décès, signalements d’événements indésirables)
- Protocoles médicaux et paramédicaux actualisés
- Plan de gestion des risques (médicamenteux, infectieux, etc.)
- Documents de conformité des locaux, matériels, hygiène, plans de prévention
- Procédures pour la gestion des plaintes et des droits des usagers
Comprendre la logique du contrôle ARS
L’ARS, autorité de contrôle et d’accompagnement, intervient de façon programmée ou inopinée dans les EHPAD pour garantir que l’établissement respecte la réglementation en vigueur (Code de l’Action Sociale et des Familles) et assure la sécurité et le bien-être des résidents. L’objectif du contrôle n’est pas simplement de vérifier la présence de documents, mais d’examiner leur actualité, leur conformité aux exigences réglementaires, et leur inscription dans une véritable dynamique de qualité et de gestion des risques.
Les incontournables : liste des documents à présenter
Le contrôle ARS porte sur des documents structurants et traceurs couvrant l’ensemble du fonctionnement de l’établissement.
| Catégorie | Exemples de Documents Exigés | Références règlementaires ou d’usage |
|---|---|---|
| Organisation du séjour |
|
CASF art. L311-4, L311-7 |
| Soins et accompagnement |
|
Circulaire DGAS/SD5C/2007/206 |
| Gestion des risques |
|
Décret 2010-1408 du 12 novembre 2010 |
| Droits des usagers |
|
CASF art. L311-3 ; Décret N°2004-287 |
| Cadre réglementaire et sécurité |
|
Code du Travail, Code Santé Publique art. L1111-8 |
Documents relatifs à l’admission et au séjour des résidents
L’ARS veille à ce que chaque résident bénéficie d’un cadre protecteur et informé. La présence, la lisibilité et l’actualisation des documents ci-dessous sont systématiquement vérifiées :
- Contrat de séjour signé : il précise prestations, tarification, droits et devoirs des parties.
- Livret d’accueil : remis à chaque admission, il explicite le fonctionnement de l’EHPAD et les coordonnées des médiateurs éventuels.
- Règlement de fonctionnement : explicite les règles de vie collective, l’organisation des soins, la gestion des sorties, etc.
Traçabilité du soin et de l’accompagnement individuel
La question du dossier de soins est centrale. Son absence ou ses lacunes peuvent entraîner, à elles seules, des mesures correctives immédiates.
- Dossiers de soins (informatisés ou papiers) :
- Situations médicales et paramédicales, prescriptions, réalisations, surveillances
- Dernière visite médicale et bilans gériatriques
- Identitovigilance et consentements
- Projet de vie personnalisé, évaluations d’autonomie
- Trace de transmission des événements marquants (chutes, fugues, EIG)
- Trace des évaluations gérontologiques : GIR, échelles de douleur, nutrition, plans d’intervention pluridisciplinaires
Les contrôleurs relèvent aussi la conformité du plan de soins médicamenteux, la traçabilité de l’administration, les protocoles de distribution, et la gestion des traitements d’exception ou hors AMM si applicable (Ministère de la Santé).
Registres et traçabilité réglementaire
Ces registres sont à la fois la mémoire et le réflexe de vigilance d’un EHPAD. Ils sont scrutés à chaque contrôle :
- Registre des entrées et des sorties (résidents)
- Registre des décès et signalements
- Registre des événements indésirables graves (EIG)
- Procès-verbaux des Conseils de la Vie Sociale (CVS)
- Registre des plaintes et réclamations
- Registre de sécurité incendie
- Traçabilité des exercices incendie et formations sécurité
L’absence, le retard ou la carence de ces registres questionnent directement le suivi de l’établissement et la culture de gestion des risques (HAS).
Protocoles et procédures actualisés
L’ARS examine l’état, l’actualisation et la diffusion de chaque protocole, autour de grands axes :
- Administration des médicaments et circuit du médicament
- Gestion et prévention de la douleur, des chutes, des escarres, infections et dénutrition
- Plans d’urgence (canicule, grippe, Covid, fermeture temporaire de lits, etc.)
- Procédures d’accueil et de fin de vie
- Gestion des risques infectieux (protocoles EPI, hygiène des mains, désinfection, gestion des déchets à risque infectieux)
- Procédures de signalement et de gestion des événements indésirables
Chaque protocole se doit d’être accessible, daté, signé, validé et connu du personnel, avec preuve de la formation associée.
Sécurité, hygiène, conformité des locaux et matériel
En matière de sécurité et d’hygiène, l’ARS exige des justificatifs de conformité et de maintenance des installations et des équipements. Les contrôles portent sur :
- Contrôles règlementaires des installations électriques (attestations annuelles)
- Contrôles gaz, eau, sécurité incendie, ascenseurs (avec rapports de vérification à jour)
- Plan de prévention et d’évacuation, exercices réalisés, registre de sécurité
- Traçabilité du nettoyage, désinfection, gestion des déchets DASRI
- Suivi des stocks et traçabilité des dispositifs médicaux stériles et non stériles
La conformité des locaux figure parmi les points qui aboutissent au plus grand nombre d’observations lors des inspections (source : rapport IGAS 2021 sur la sécurité des EHPAD).
Droits et participation des usagers
Le respect de la personne âgée passe par une information loyale, l’écoute de la parole des résidents et de leurs proches :
- Présence et accessibilité de la charte des droits et libertés de la personne accueillie
- Tenue régulière du Conseil de la Vie Sociale (CVS) avec transmission des procès-verbaux
- Mise à disposition et réponse motivée au registre des réclamations et suggestions
Particularités et points de vigilance à ne pas sous-estimer
- L’actualisation des documents : des protocoles poussiéreux ou non signés sont plus dommageables qu’une fiche manquante mais assumée.
- La cohérence documentaire : la constance des informations d’un registre à l’autre, la concordance entre contrats, dossiers et actions réelles, sont évaluées.
- La connaissance et l’application des outils par les équipes : une bonne pratique n’existe que si elle est comprise, appropriée et maintenue dans le quotidien.
- La rapidité et la disponibilité : chercher un document plus de deux minutes est, pour l’ARS, le signe d’une organisation perfectible.
Des attentes qui dépassent la paperasse : posture et dynamique qualité
Au-delà de la stricte liste, c’est la dynamique qui compte : la capacité d’un EHPAD à s’autoévaluer, à tirer des leçons des événements, à impliquer usagers, familles, soignants dans l’amélioration continue. L’ARS est attentive au fait que ces exigences documentaires s’inscrivent dans une culture de la bientraitance et du soin réfléchi – jamais dans un simple affichage réglementaire.
À travers cette exigence, c’est l’assurance donnée aux familles, aux résidents eux-mêmes, et à la société, d’une prise en charge digne, anticipée, sécurisée.