Optimiser les transmissions entre équipes de jour et de nuit en EHPAD

Pourquoi les transmissions sont-elles si importantes ?

Les transmissions jouent un rôle central dans la qualité du soin en EHPAD. Concrètement, elles permettent de maintenir une continuité dans l’accompagnement des résidents, en évitant les ruptures d’information qui pourraient compromettre leur sécurité ou confort. Une étude publiée par l’Agence Nationale de la Sécurité du Médicament (ANSM) souligne que plus de 60 % des erreurs médicamenteuses dans les établissements de soin surviennent lors des transitions d’équipe.

Outre leur impact clinique, les transmissions sont également un moment où les équipes peuvent poser des mots sur les situations qu’elles traversent. Pour les soignants, c’est enfin un temps de collaboration, souvent rare dans des organisations de travail en silos (jour/nuit).

Défis communs dans l’organisation des transmissions

• Le manque de temps : Les rythmes sont souvent tendus dans les établissements, et les équipes disposent de peu de minutes pour échanger.
• La fatigue : Les soignants de nuit sont à la fin de leur service et ceux de jour commencent à peine, ce qui peut nuire à la clarté de la communication.
• L’absence de structure : Sans cadre précis, les transmissions peuvent devenir incomplètes, désorganisées, voire contre-productives.
• Les interruptions : Les appels des résidents ou des urgences médicales viennent souvent perturber ce moment clé.

Ces obstacles montrent combien il est crucial de donner un cadre rigoureux, mais adapté, aux transmissions entre les équipes.

Les bonnes pratiques pour structurer les transmissions

1. Instaurer un cadre horaire fixe

Un premier levier d’amélioration réside dans la mise en place d’un horaire stable pour les transmissions. Celui-ci doit s’inscrire dans l’emploi du temps et respecter autant que possible les temps de pause et de relève des soignants. Un créneau de 15 à 20 minutes est généralement suffisant pour un échange de qualité.

2. Formaliser le contenu des transmissions

Chaque établissement gagne à établir une grille de transmission standardisée. Celle-ci peut inclure :

• Des informations sur l’état général des résidents (modifications d’ordre médical, nutritionnel, émotionnel).
• Les évènements notables de la nuit ou de la journée (chutes, agitation, refus de soin, visites médicales).
• Les points de vigilance immédiats (surveillance renforcée, traitement à administrer en urgence, etc.).

Ce cadre aide à éviter les oublis et garantit que les priorités soient bien transmises.

3. Utiliser des outils numériques adaptés

Le numérique est une aide précieuse pour fluidifier et sécuriser les transmissions. Les logiciels de gestion des soins (tels qu'Apogée, NetSoins ou MedConnect) proposent des outils de suivi partagés qui permettent un accès rapide et à jour aux informations. Ces solutions offrent aussi l’avantage d’une traçabilité renforcée.

Par exemple, l’outil peut afficher les consignes médicales prioritaires dès la connexion des équipes de jour ou de nuit, aidant ainsi à concentrer l’attention sur les points critiques.

4. Favoriser les transmissions orales et écrites

Un juste équilibre entre oral et écrit est fondamental :

• Les transmissions orales, bien préparées et structurées, permettent de poser les questions nécessaires et d’offrir des précisions contextuelles.
• Les transmissions écrites, quant à elles, créent une mémoire durable des consignes et des informations, notamment pour les équipes absentes lors des échanges oraux.

Il est pertinent d’encourager les soignants à compléter leurs transmissions orales avec des notes claires et concises, accessibles dans les logiciels ou sur des fiches dédiées.

5. Encourager l'esprit d'équipe et de collaboration

Les transmissions ne doivent pas être vécues comme un simple moment d’échange d’informations. Elles sont aussi un espace de dialogue et de soutien entre professionnels. Encourager un climat bienveillant peut significativement améliorer leur qualité.

Les encadrants ont ici un rôle à jouer pour valoriser ces temps, par exemple en évitant les jugements face aux erreurs ou en encourageant les feedbacks constructifs.

Le rôle des encadrants dans la gestion des transmissions

Les cadres de santé et infirmiers coordinateurs ont une responsabilité clé dans l’organisation des transmissions. Leur rôle consiste notamment à :

• Former les équipes aux bonnes pratiques de transmission (par exemple, via des formations régulières).
• Être vigilants aux éventuels tensions ou conflits entre équipes de jour et de nuit, qui peuvent nuire à la collaboration.
• Évaluer régulièrement les protocoles en vigueur et proposer des ajustements en fonction des besoins des soignants.

Mettre en place des outils d’évaluation pour mesurer la qualité des transmissions peut également être utile. Un simple questionnaire tourné vers les professionnels peut déjà donner des pistes d’amélioration.

Quelles perspectives pour les transmissions en EHPAD ?

Avec l’évolution des technologies et des attentes des soignants, les transmissions en EHPAD sont appelées à se transformer. Le développement des applications mobiles et des dispositifs connectés, par exemple, pourrait simplifier l’accès aux données, tout en rendant les échanges plus interactifs.

Mais au-delà des outils, il faut garder à l’esprit que la qualité des transmissions repose avant tout sur des professionnels engagés, capables de collaborer efficacement pour le bien-être des résidents. Préserver cet humanisme, tout en renforçant les processus organisationnels, représente sans doute le défi majeur pour les prochaines années.