Les bonnes pratiques pour structurer les transmissions
1. Instaurer un cadre horaire fixe
Un premier levier d’amélioration réside dans la mise en place d’un horaire stable pour les transmissions. Celui-ci doit s’inscrire dans l’emploi du temps et respecter autant que possible les temps de pause et de relève des soignants. Un créneau de 15 à 20 minutes est généralement suffisant pour un échange de qualité.
2. Formaliser le contenu des transmissions
Chaque établissement gagne à établir une grille de transmission standardisée. Celle-ci peut inclure :
- Des informations sur l’état général des résidents (modifications d’ordre médical, nutritionnel, émotionnel).
- Les évènements notables de la nuit ou de la journée (chutes, agitation, refus de soin, visites médicales).
- Les points de vigilance immédiats (surveillance renforcée, traitement à administrer en urgence, etc.).
Ce cadre aide à éviter les oublis et garantit que les priorités soient bien transmises.
3. Utiliser des outils numériques adaptés
Le numérique est une aide précieuse pour fluidifier et sécuriser les transmissions. Les logiciels de gestion des soins (tels qu'Apogée, NetSoins ou MedConnect) proposent des outils de suivi partagés qui permettent un accès rapide et à jour aux informations. Ces solutions offrent aussi l’avantage d’une traçabilité renforcée.
Par exemple, l’outil peut afficher les consignes médicales prioritaires dès la connexion des équipes de jour ou de nuit, aidant ainsi à concentrer l’attention sur les points critiques.
4. Favoriser les transmissions orales et écrites
Un juste équilibre entre oral et écrit est fondamental :
- Les transmissions orales, bien préparées et structurées, permettent de poser les questions nécessaires et d’offrir des précisions contextuelles.
- Les transmissions écrites, quant à elles, créent une mémoire durable des consignes et des informations, notamment pour les équipes absentes lors des échanges oraux.
Il est pertinent d’encourager les soignants à compléter leurs transmissions orales avec des notes claires et concises, accessibles dans les logiciels ou sur des fiches dédiées.
5. Encourager l'esprit d'équipe et de collaboration
Les transmissions ne doivent pas être vécues comme un simple moment d’échange d’informations. Elles sont aussi un espace de dialogue et de soutien entre professionnels. Encourager un climat bienveillant peut significativement améliorer leur qualité.
Les encadrants ont ici un rôle à jouer pour valoriser ces temps, par exemple en évitant les jugements face aux erreurs ou en encourageant les feedbacks constructifs.