Construire un planning de soins efficace pour une équipe unie autour des mêmes objectifs

Comprendre les besoins avant tout : une analyse préalable indispensable

Avant même de se lancer dans la construction d’un planning, il est primordial de dresser un état des lieux précis de la situation. Une bonne organisation repose sur une vision claire des besoins des résidents, des spécificités des soignants, ainsi que des contraintes organisationnelles. Voici quelques éléments clés à analyser :

• Le profil des résidents : Quels sont les besoins spécifiques en termes de soins ? Y a-t-il des actes techniques réguliers (pansements complexes, perfusions) ? Des soins de nursing comprenant une assistance quasi-permanente ?
• Les heures critiques : Certaines plages horaires, comme le lever et le coucher, concentrent souvent un pic d’activités. Identifier ces moments permet d’anticiper les renforts nécessaires.
• L’organisation locale : Chaque EHPAD a ses rituels et ses habitudes. Par exemple, certains établissements privilégient les petits-déjeuners en chambre, d’autres privilégient les salles communes. Le planning doit refléter ces pratiques et les besoins qui en découlent.
• Les compétences disponibles : Quelles sont les qualifications, les expériences individuelles et les spécialités de chaque membre de l’équipe ? L’objectif est d’exploiter au mieux les atouts de chacun.

Privilégier une organisation par tâches : les fondations d’un planning cohérent

Un planning de soins bien structuré repose avant tout sur une organisation collective, et non individuelle. Il est essentiel de distribuer les tâches en fonction des priorités, des moments clés de la journée et des compétences des soignants.

1. Répartir les soins en fonction des moments clés

Le découpage des soins par tranches horaires – matin, après-midi, soirée et nuit – constitue souvent la base. Chaque période comporte des spécificités :

• Le matin : Les soins à réaliser lors du lever, comme l’hygiène, les petits-déjeuners et les prises de traitements, constituent une grande part des besoins.
• L’après-midi : Généralement dédié aux activités d’accompagnement (sorties, animations), au suivi médical (consultations, bilans) et quelques soins techniques ou administratifs.
• La soirée : Les soins liés au coucher, avec des rituels pour favoriser l’apaisement des résidents.
• La nuit : Un temps plus calme, mais nécessitant un suivi personnalisé pour les résidents en soins palliatifs ou ayant des troubles du sommeil.

2. S’appuyer sur les protocoles de soins

Les recommandations des autorités sanitaires, comme celles de la HAS (Haute Autorité de Santé), peuvent être d’un grand secours pour prioriser certains actes et établir des plannings types. Par exemple, le "Guide de prévention des escarres" recommande une fréquence bien définie de changements de position chez les personnes alitées, ce qui doit être pris en compte dans l’agenda quotidien.

Les outils indispensables pour bâtir un planning adapté

Concevoir un planning fonctionnel ne peut se passer de l’utilisation d’outils adaptés. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions numériques pour structurer et partager les plannings.

1. Logiciels spécialisés pour les EHPAD

Des outils comme Medisys ou NetSoins permettent d’organiser les activités en fonction des résidents et des équipes. Ils centralisent également des données importantes (évaluations des patients, plans de soins), facilitant la mise à jour des plannings en temps réel.

2. Le tableau blanc, un classique à ne pas négliger

Bien que numérique et connecté soient les mots d’ordre actuels, rien n’empêche d’avoir un tableau blanc dans la salle de coordination. Ce dernier permet d’échanger verbalement, d’afficher des notes importantes et d’intégrer des changements ponctuels facilement visibles par l’ensemble de l’équipe.

Favoriser la communication pour anticiper et ajuster

Un planning de soins, aussi bien pensé soit-il, ne peut fonctionner sans une communication fluide et continue entre les membres de l’équipe. Cela passe par :

• Réunions régulières : Consacrez un moment hebdomadaire pour ajuster le planning selon les retours de terrain, l’évolution des résidents ou encore les changements de personnel.
• Une transmission efficace : Les relèves, moments critiques de la journée, sont l’occasion idéale de transmettre des informations sur les événements particuliers de chaque résident.
• Un référent planning : Nommer un coordinateur planning (souvent un infirmier coordinateur) permet à chaque membre de l’équipe de savoir à qui s’adresser en cas de questions ou de modifications.

Le rôle essentiel de l’équité et de la souplesse

Afin de maintenir une bonne ambiance au sein de l’équipe, le planning doit être équitablement réparti entre tous les professionnels. Les permanences de nuit, les week-ends ou les jours fériés, par exemple, doivent être alternées de manière juste. Un planning perçu comme inéquitable peut rapidement entraîner des frustrations et des tensions.

Par ailleurs, il est essentiel de faire preuve de souplesse face aux imprévus, qu’il s’agisse d’absences non planifiées ou de pics d’activité inattendus. Avoir recours à des feuilles de renfort prêtes à l’emploi ou bien élaborer un pool de remplaçants peut aider à combler le vide en cas de besoin urgent.

Un outil au service du soin et de l’équipe

Au final, un planning de soins ne se limite pas à un simple tableau Excel ou à quelques plages horaires élégamment organisées. C’est un outil vivant, au service à la fois des résidents et des soignants. Pensé avec rigueur et humanité, il favorise la sérénité d’une équipe soudée et améliore, au bout du compte, la qualité des soins prodigués.